個人情報の保護に関して

個人情報の定義

当社における個人情報とは、個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述、または個人別に付けられた番号、記号その他の符号、画像若しくは音声によって当該個人を識別できるもの(当該情報だけでは識別できないが、他の情報と容易に照合することができ、それによって当該個人を識別できるものを含む)とします。
当社は、「個人情報保護方針」に基づき、個人情報を適切に管理し、個人情報の保護に努めます。また、以下に示す内容に従い個人情報の取り扱いを行います。

事業者の名称および個人情報保護管理者

事業者:株式会社日情システムソリューションズ
代表者:代表取締役社長 池田 勝
個人情報保護管理者:品質管理室 室長
住所・連絡先:〒998-0102 山形県酒田市京田2丁目69番3 電話:0234-41-2173

適用範囲

この「個人情報の保護に関して」は、当社が事業で扱うすべての個人情報の取り扱いを定めるものです。なお、採用に関する個人情報の取り扱い、お問い合わせに関する個人情報の取り扱いについては、下記をご覧ください。

個人情報保護方針

当社の個人情報保護方針については、こちら(個人情報保護方針)をご覧ください。

個人情報の利用目的

当社は、お客様の個人情報及び従業者の個人情報を以下の目的のために利用します。

1.受託業務により委託された個人情報の利用目的

受託業務遂行のために利用します。受託業務は以下の通りです。

(1)システム開発サービス
(2)給与計算処理サービス
(3)ホスティングサービス
(4)ハウジングサービス
(5)データエントリーサービス

※当該個人情報は当社の保有個人データではありません。

2.インターネット業務で取得する個人情報の利用目的

(1)インターネットプロバイダ事業「インターネット庄内」会員の個人情報会員管理、会費請求処理、各種連絡に利用します。
(2)インターネットショッピングモール「庄内特産品ショップ」での注文者の個人情報を出店者への注文情報仲介業務に利用します。

3.お客様に関する個人情報の利用目的

(1)契約の履行、お客様との商談、打合せ等
(2)製品サポート・メンテナンス
(3)製品サービス及び催事案内の送付
(4)問い合わせ及び相談への対応
(5)アンケート調査

4.取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報の利用目的

(1)各種契約の履行に基づくパートナー(協力会社)社員や派遣社員管理
(2)取引先情報管理、支払、収入処理
(3)業務上必要な諸連絡・商談等

5.採用応募者に関する個人情報の利用目的

(1)採用応募者への採用情報等の提供・連絡
(2)採用業務管理

6.従業者に関する個人情報の利用目的

(1)従業者、退職者の雇用及び人事管理

個人情報の第三者提供

当社が取得または預託された個人情報は、あらかじめ本人の事前の同意を得ないで、第三者に提供することは行いません。ただし、以下の何れかに該当する場合は除きます。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  4. 国の機関若しくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

本人が容易に認識できない方法による個人情報の取得

当社ホームページでは、お客様の利用状況を把握するためにGoogleによるアクセス解析ツール「Google Analytics」を利用しています。
Google Analyticsはトラフィックデータの収集のためにクッキー(Cookie)*1を使用しています。このトラフィックデータは匿名で収集されており、個人を特定するものではありません。
Google Analyticsによるクッキーの使用に関する説明およびクッキーにより収集される情報は、Google Analyticsの利用規約およびプライバシーポリシーをご確認ください。なお、Google Analyticsの無効設定は、Google社によるオプトアウトアドオンのダウンロードページで「Google Analyticsオプトアウトアドオン」をダウンロードおよびインストールし、ブラウザのアドオン設定を変更することで実施することができます。

*1クッキー:ウェブサイトを管理するウェブサーバーとお客様のウェブブラウザとの間で相互にやりとりされる情報のことをいいます。クッキーは、お客様のコンピューターのディスクにファイルとして格納されることがあります。クッキーをご利用になりますと、ウェブサーバーは特定のコンピューターがウェブサイト中のどのページを訪れたか等を記録することが可能となります。但し、お客様がお客様ご自身の個人情報をウェブサイト上で入力されない限り、当社はお客様を特定、識別することはできません。

個人情報の安全管理措置

当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん、漏えい等の事故の発生を防止するため、以下の安全管理措置を講じております。

1.基本方針の策定

  • 当社は、個人情報の適正な取り扱いの確保のために、個人情報保護方針を策定し、当該方針に従った個人情報保護管理規程や個人情報保護マニュアルなどの社内規程を策定しています。

2.個人情報の取り扱いに係る規程の整備

  • 個人情報の取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取り扱い方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報の取り扱い規程を策定しています。

3.組織的安全管理措置

  • 個人情報の取り扱いに関する責任者を設置し、個人情報を取り扱う従業者および当該従業者が取り扱う個人情報の範囲を明確化し、法や取り扱い規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の報告連絡体制を整備しています。
  • 個人情報の取り扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、社内監査を実施しています。

4.人的安全管理措置

  • 個人情報の取り扱いに関する遵守事項について、従業者に対し定期的な教育を実施しています。
  • 個人情報を含む会社で知り得た情報の漏えい、滅失等の禁止について、就業規則に規定しています。

5.物理的安全管理措置

  • 個人情報を取り扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施しています。
  • 個人情報を取り扱う機器、外部記録媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、当該機器、外部記録媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう措置を実施しています。

6.技術的安全管理措置

  • アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  • 個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

個人情報の開示等の請求又は苦情受付に関して

当社が保有している個人情報について(保有個人データという)、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、第三者提供の記録、第三者から受領の記録、若しくは利用目的の通知(以下「開示等」といいます。)を請求される場合、または苦情を申し出る場合は、下記をご覧ください。

1.開示対象の個人情報

開示対象となる個人情報は、上記「個人情報の利用目的」に記した、「2.インターネット業務で取得する個人情報」~「6.従業者に関する個人情報」となります。
「1.受託業務により委託された個人情報」は保有個人データではないため、開示対象となりません。

2.個人情報の開示等請求手続きについて

開示等に至るまでの手続きは、以下の通りとなります。

(1)お客様からの開示請求等
以下の様式「個人情報の開示等請求書」をダウンロード後、必要事項を記入いただき、ご本人確認のための運転免許証もしくは身分証明書の写しを同封してください。また、代理人様が請求を行う場合は、以下の様式「委任状」をダウンロード後、必要事項を記入いただき、「委任状」と代理人ご本人確認のための運転免許証もしくは身分証明書の写しも同封してください。
「個人情報の開示等請求書」、「委任状」およびご本人確認のための書類に関しては、書留等配達の記録が確認できる方法にて下記請求先まで郵送してください。
郵送いただいたご本人確認のための書類は、返却いたしません。開示等のご請求に対する回答が終了した後、適切に管理、廃棄させていただきます。

【個人情報の開示等請求様式等】
個人情報の開示等請求書(PDF形式)
委任状(PDF形式)

【個人情報の開示等の請求先】
 〒998-0102 山形県酒田市京田2丁目69番3
 株式会社日情システムソリューションズ
 個人情報に関する総合窓口

(2)お客様本人の特定

(3)開示要求内容の判断と当社の管理者及び社長への報告

(4)回答内容について当社の管理者及び社長からの承認(請求に応じない場合を含む)

(5)当社から開示請求等のご回答について
当社から開示請求のご回答は、提出いただいたお客様または代理人ご本人確認用書類に記載の住所に本人限定受取郵便(特例型)で郵送させていただきます。また、当社からの回答につきましては、調査期間として「個人情報の開示等請求書」受領から2週間の猶予をいただきたくお願いします。尚、調査に2週間以上要する場合には、その旨を当社よりご連絡させていただきます。

(6)開示等の請求に伴い取得した個人情報の「利用目的」
開示等の請求に伴い取得した個人情報は、開示等の請求処理及び回答に必要な範囲内でのみ利用します。

(7)開示等の請求に対し非開示とする場合について
以下に定める場合は非開示とさせていただきます。非開示と決定した場合には、その旨を速やかに連絡いたします。

  • 「個人情報の開示等請求書」および「委任状」の記載内容と、本人確認のための書類に記載されている内容に不一致等の不備があり、本人が確認できない場合
  • 「個人情報の開示等請求書」および「委任状」の記載内容に不備がある場合
  • 代理人による請求に際して、代理権が確認できない場合
  • 法令に違反することとなる場合

3.個人情報の取り扱いに関する苦情について

以下の様式「個人情報の取り扱いに関する苦情申請書」をダウンロード後、必要事項を記入いただき、下記窓口に郵送いただくかお電話でお問い合わせください。

【苦情申請様式】
 個人情報の取り扱いに関する苦情申請書(PDF形式)

【個人情報に関する苦情窓口】
 〒998-0102 山形県酒田市京田2丁目69番3
 株式会社日情システムソリューションズ
 個人情報に関する総合窓口
 電話:0234-41-2173 FAX:0234-41-2133
 お問い合わせメールアドレス:privacy★nichijosys.com
 ※「★」を「@」に変更してください。

認定個人情報保護団体の苦情解決の申出先

当社を管掌する、個人情報に関する苦情処理や情報提供を行う第三者機関(認定個人情報保護団体)の名称及び苦情の解決の申出先は以下の通りです。

  1.  名称
    一般財団法人日本情報経済社会推進協会 認定個人情報保護団体事務局
  2.  住所
    〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
  3.  電話番号
    03-5860-7565 または 0120-700-779
    ※受付時間 平日9:30~12:00,13:00~16:30